e-mails émis hors des heures de travail

Communiqué de presse – juillet 2017 : Au sein de l’entreprise, les e-mails sont « la meilleure et la pire des choses ». Ils facilitent les échanges…mais ils ne connaissent pas les heures de fermeture des bureaux. C’est ainsi qu’au fil du temps les salariés ont vu leur « temps travail » déborder sur leur « temps famille et loisirs ». Des débordements conduisant parfois au burn-out. Le Droit à la déconnexion détaillé dans la loi travail El Khomri a pour objectif de redessiner les limites. Encore faut-il les outils RH pour organiser cette « déconnexion numérique ».

Une réponse à la loi travail El Khomri.

En premier lieu, il faut être capable d’analyser les volumes, les fréquences et les horaires des échanges. Spécialisée depuis sa création en 2012 dans la mise au point de logiciels BI (business intelligence) notamment pour l’audit et l’analyse des flux des emails, la start up Move4ideas vient de lancer un module de pilotage des Ressources Humaines (RH) et Qualité de Vie au Travail (QVT) intégré au logiciel audit4mail. Il permet de dresser des statistiques volumétriques complètes des flux de mails échangés par les salariés. Cet outil s’adresse aux grandes entreprises pour lesquelles cette gestion est complexe alors même que le numérique est considéré par de nombreux salariés comme un atout visible d’évolution professionnelle (en étant disponible en permanence on pense être plus efficace et mieux se faire remarquer).

Selon une étude Eleas¹ réalisée en septembre 2016, plus d’un tiers des actifs (37%) et 44% des cadres, utilisent chaque jour des outils numériques professionnels hors de leur temps de travail, mais 6 actifs sur 10 (62%) considèrent que des règles devraient être mises en place.

Un outil de gestion des Ressources Humaines

La solution audit4mail va accompagner cette évolution. Elle intervient directement sur le serveur de messagerie où elle place des capteurs. Rien ne lui échappe ! Les informations transmises sont traduites en graphiques et en tableaux pour analyser le nombre d’e-mails envoyés aux heures de travail et pendant les temps de loisir. Le module peut cartographier jour après jour ces échanges aussi bien au niveau collectif qu’individuel. Les salariés envoyant régulièrement des e-mails professionnels après la fermeture des bureaux peuvent être identifiés. Le logiciel analyse également le nombre de collaborateurs excédant l’amplitude horaire définie avec les partenaires sociaux lors de la Négociation Annuelle Obligatoire. Dans cet esprit, le suivi des résultats met en évidence les améliorations ou les dérapages.

Une nouvelle opportunité : le travail collaboratif

Mais les effets d’audit4mail dépassent ce souci d’organisation et de remise en ordre des pratiques au travail via la « régulation de l’outil numérique ». L’outil influe également sur le développement de l’entreprise en ouvrant de nouvelles portes. Ainsi une carte –facile à dresser- des échanges entre les collaborateurs, les clients et les prospects permet-elle, par exemple, d’organiser la mise en ligne d’une sorte de réseau social professionnel propre à l’entreprise. Quand on sait qui communique avec qui, la prospection est facilitée !

Et après… une méthodologie RH

 Certains responsables RH demandent à move4ideas de leur proposer des solutions après l’analyse des pratiques dans l’entreprise par audit4mail. Move4ideas propose une méthodologie avec formation et sensibilisation des collaborateurs à risque, l’adaptation des outils juridiques jusqu’à l’intervention éventuelle sur le système de messagerie.

audit4mail la methodologie RH

A propos d’audit4mail

Le logiciel analyse en trois phases : le diagnostic des flux, la sensibilisation des utilisateurs, la régulation (lutte contre « l’infobésité »).

Il fournit ainsi des statistiques pertinentes, globales ou par service (commercial, marketing, management, DSI (directeur des services informatiques), RH etc.). Il permet notamment de cartographier toutes les relations de l’entreprise (concurrents, clients, fournisseurs…) et de mettre en place l’organisation la mieux adaptée pour en tirer le meilleur parti.

Seuls les échanges professionnels sont analysés, non pas dans leur contenu (non accessible), mais à travers leurs usages et leurs flux.

Le coût est de l’ordre de 1 €/mois et par boîte aux lettres sur la base de 500 boîtes aux lettres (tarif dégressif appliqué en fonction du nombre de boites aux lettres).

Qu’est-ce que le droit à la déconnexion ?

Inscrit dans le code du travail sous l’article L.2242-8 alinea 7, le droit à la déconnexion concerne les entreprises de plus de 50 salariés. Il doit obligatoirement être discuté avec les partenaires sociaux, dans le cadre de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail. Des sanctions pénales allant jusqu’à un an d’emprisonnement et 3750€ d’amende sont prévues en cas d’infraction.  Cependant, chaque entreprise applique la loi selon ses propres exigences et il n’y a pas d’obligation d’accord…mais dans ce cas, une charte définissant des modalités d’exercice du droit à la déconnexion devra être établie.

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¹ Spécialisé dans l’étude des risques psycho-sociaux, le cabinet Eleas a réalisé cette étude fin septembre 2016 auprès de 1010 personnes.

 




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