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audit4mail release 3.3 : maîtrisez vos usages numériques et gagnez en performance

audit4mail release 3.3 : maîtrisez vos usages numériques et gagnez en performance

L’équipe move4ideas sort des fourneaux la première nouvelle release logicielle pour 2018 : audit4mail 3.3. Dans cette nouvelle version nous avons complètement redessiné le tableau de bord personnel, nous avons mis en place des indicateurs clé de suivi dans le temps des problématiques liées à la déconnexion et à l‘infobésité, et intégré un module pour la création d’alertes.

Le nouveau tableau de bord personnel pour maîtriser ses usages numériques

Afin de doter tous les collaborateurs d’un outil de maîtrise des usages numériques tels que l’email professionnel, audit4mail propose un nouveau tableau de bord personnel qui vise à fournir une photographie instantanée de son utilisation de la messagerie.  Connaitre son nombre moyen de destinataires par email permet ainsi de détecter un usage de type « spammer » interne ou adepte de ‘l’e-mail parapluie« . Etudier le délai de réaction moyen d’un autre coté va identifier les collègues qui sont en risque d’hyper-connexion, avec une tendance à répondre instantanément à tous les emails entrants.

De nouveaux indicateurs de suivi RH pour comprendre les habitudes collectives 

La nouveauté principale du module RH d’audit4mail 3.3 tient dans une série d’indicateurs, des chiffres clairs qui détectent des risques pouvant impacter le bien-être au travail. 4 axes d’analyse ont été ainsi mis en évidence :

  • Défaut de plage horaire : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle les plages horaires définis légalement au sein de l’entreprise ?
  • Défaut de déconnexion : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle les temps de repos quotidien et hebdomadaire minimum obligatoire et explicités dans la charte de droit à la déconnexion ?
  • Défaut d’amplitude horaire : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle une amplitude horaire quotidienne maximale ?
  • Défaut d’heures d’activité : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle un nombre d’heures d’activité quotidien maximal ?

Grâce aux codes couleurs les KPIs sont très lisibles et vont diriger l’attention vers les risques les plus forts pour tel ou tel groupe.

En dessous des indicateurs, ces mêmes pourcentages sont cumulés afin de créer un effet visuel qui va porter l’attention sur les jours pendant lesquels les défauts ont été  les plus importants, afin d’en chercher ensuite les causes.

audit4mail release 3.3 gestion usages numériques tableau de bord RH

Mon activité : suivre les KPIs définis collectivement et se fixer des objectifs de régulation

Ces nouveaux indicateurs vus dans le module RH collectif seront aussi disponibles à chaque collaborateur qui pourra consulter son tableau de bord et mesurer son niveau d’hyper-connexion sur une période. La tableau de bord montre les résultats des 4 axes d’analyse et permet ainsi de concentrer ses efforts sur la ou les problématiques propres à chacun.

En dessous des indicateurs en pourcentage, on retrouve chaque axe analysé dans le temps au travers d’histogrammes de mesure avec les mêmes codes couleurs qui mettent en évidence les jours de majeur défaut.

Créer des alertes et sensibiliser les collaborateurs

Une autre nouveauté importante d’audit4mail 3.3 est la possibilité désormais de créer des alertes d’afin d’être informé d’un risque ou d’un phénomène et agir rapidement . On définira dans les paramètres la règle de calcul qui fera se déclencher l’alerte. Exemple d’alerte :  dépassement de la plage horaire de 8h pendant plus de x jours ouvrés. Par défaut les alertes sont notifiées dans audit4mail, mais il est possible également de déclencher des e-mails.

 


 

Depuis un an l’équipe de move4ideas étudie et récolte de nombreuses idées, témoignages, projets autour du droit à la déconnexion et de la lutte contre le stress numérique lié aux usages numériques : Nous avons rassemblé de nombreux éléments dans une étude : Lire l’étude.

Sinon, on peut aussi en discuter ensemble et vous faire découvrir ce qu’audit4mail 3.3 peut apporter à votre organisation :

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move4ideas co-anime à Rennes le premier afterwork Lab RH Grand Ouest

move4ideas co-anime à Rennes le premier afterwork Lab RH Grand Ouest

lab RH Afterwork

 

move4ideas a rejoint le lab RH en novembre dernier et participé au lancement du Lab RH Grand Ouest à Nantes.

 

L’écosystème de l’innovation RH

 

Association loi 1901 à but non lucratif créée il y a 2 ans, le Lab rh aujourd’hui fédère 450 startups et indépendants, 50 partenaires, grands comptes écoles et institutionnels … La mission du Lab RH ? Favoriser le bonheur au travail, faciliter l’accès à l’emploi et dynamiser la croissance le tout grâce à un écosystème collaboratif autour de l’innovation RH.

Après Nantes, c’est au tour de Rennes d’accueillir le prochain Afterwork du Lab RH Grand Ouest le 13 Mars prochain à 18:45 dans les locaux de Régions Job. 

 

 

Regionsjob, avec son siège à Rennes et ses 9 agences en France, est aujourd’hui un acteur incontournable du recrutement en ligne. Précurseurs de nouveaux process innovants de sourcing RH, Regionsjob compte aujourd’hui 180 collaborateurs, et plus de 50,000 offres d’emploi actives. Regions Job accueillera le premier afterwork Lab RH à Rennes dans leur espace de co-working convivial et avec une belle vue sur le canal de la Vilaine et les toits de Rennes.

 

Quelle thématique pour l’afterwork Lab RH du 13 mars ?

 

Pour ce premier rendez-vous rennais, nous vous proposons la thématique suivante : comment l’usage des outils numériques en particulier l’email peut impacter le bien-être au travail ? Etat des lieux et remèdes. L’occasion pour l’équipe de move4ideas d’aborder le stress numérique, l’hyperconnectivité et le droit à la déconnexion dans un format interactif  avec des témoignages et des retours d’expérience.

Nous sommes aussi ravis d’annoncer que nous ne serons pas seuls à animer le débat, puisqu’un autre membre du lab RH sera présent : la startup Into The tribe.

Into The Tribe propose des séminaires Digital Detox et des formations. Vivez l’expérience de la déconnexion numérique pour améliorer la concentration, stimuler la créativité et recréer du lien dans les équipes.

Au travers des échanges et de mini ateliers collectifs, nous vous proposons un moment de partage de connaissances sur un sujet très actuel. L’événement est gratuit mais les place sont limitées !

 

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[REVUE DE PRESSE] CRM Innovation – le Big Data s’invite dans vos mails

[REVUE DE PRESSE] CRM Innovation – le Big Data s’invite dans vos mails

logo le telegramme

 

Publié le 30 Janvier 2018 : Car nous ne faisons pas que partager des locaux avec la société B2O, éditeur de solutions logicielles de gestion d’entreprise, nous avons eu le plaisir de recevoir ensemble la visite de Philippe Créhange journaliste au Télégramme.

L’intégration d’audit4mail et du CRM B2O

 

Cela a été l’occasion pour notre CEO Morgan Clément et Bruno Texier de dévoiler finalement ce sur quoi ont planché les équipes R&D des deux sociétés ces derniers temps, c’est-à-dire l’intégration de l’outil audit4mail vers B2O.

Cette innovation avait été montré en avant première au secrétaire d’état au numérique Mounir Mahjoubi ainsi qu’à la délégation des députés du 35 en octobre dernier >>> Lire l’article.

Grâce à cette intégration Les contacts disponibles dans audit4mail au travers de la captation des échanges d’emails sont intégrés à la demande dans la fiche prospect du CRM B2O au moyen d’une API développée ad hoc.

Depuis la fiche prospect de B2O l’utilisateur pourra importer les contacts emails d’audit4mail pour un nom de domaine donné, soit automatiquement soit en choisissant quels contacts importer afin de ne pas surcharger le CRM de contacts non pertinents. De la même manière, sur le CRM B2O on pourra visualiser le scoring du compte provenant d’audit4mail, calculé sur la base des échanges d’e-mails sur une période donnée.

L’intégration prévoit aussi la visualisation du « scoring client auditmail » dans la fiche B2O. Le scoring est calculé sur la base du nombre d’e-mails échangés et du nombre de réunions effectuées. Cette information supplémentaire donnera au commercial en charge du compte une photographie toujours à jour de la « température » du prospect afin d’optimiser la prospection.

 

Lire l’article sur le site du Journal Le Télégramme.  

Découvrez toutes les fonctionnalités d’audit4mail pour enrichir la connaissance client et optimiser le temps des commerciaux :

audit4mail pour la prospection

 

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vidéo tuto audit4mail : tout sur le module RH droit à la déconnexion

vidéo tuto audit4mail : tout sur le module RH droit à la déconnexion

Avec le nouveau module RH d’audit4mail, réalisez un diagnostic de l’usage des outils numériques au sein de la société afin de mettre en place le droit à la déconnexion. 

Afin d’assister les services RH à aborder la gestion des risques psycho sociaux au travers de l’utilisation de l’e-mail, audit4mail intègre de nouveaux tableaux de bord orientés temps de travail et infobésité..

Le module Ressources Humaines permet d’avoir une vue globale sur les flux d’emails des collaborateurs dans une optique d’analyse du temps de travail et des volumes d’échanges.  Cet outil convient particulièrement aux organisations qui souhaitent faire un audit des usages numériques, afin de mettre en place le droit à la déconnexion, et lutter efficacement contre l’infobésité. 

Découvrez tous les tableaux de bord RH avec le vidéo tutoriel ci-dessous (durée 8 min):

 

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Partenariat Move4ideas et SpotPink : La solution complète pour la mise en place du droit à la déconnexion au sein des entreprises

Partenariat Move4ideas et SpotPink : La solution complète pour la mise en place du droit à la déconnexion au sein des entreprises

partenariat move4ideas spotpink

SpotPink et Move4ideas concluent un partenariat au service de l’audit des usages numériques, préalable à la mise en application du droit à la déconnexion au sein des entreprises.

 

Communiqué de presse, le 6 Novembre 2017.

Génèse du droit à la déconnexion : une première mondiale 

 

Faisant la suite du rapport Mettling remis le 25 mars 2015, la Loi travail dite Loi El Khomri (n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels) a fait entrer l’exercice d’un droit à la déconnexion dans le code du travail français.

Cette loi confirme l’obligation générale de sécurité incombant à l’employeur par les articles L. 4121-1 et L. 4121-2 du Code du travail par lesquels il est tenu d’évaluer les risques, y compris psychosociaux, et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés. Cette obligation générale repose sur une approche globale de la prévention des risques professionnels.

De plus, les employeurs sont dorénavant tenus depuis le 1er janvier 2017 d’adopter de mesures visant à assurer le respect des temps de repos et de congés, assurer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, ainsi qu’à négocier un droit d’expression directe et collective des salariés notamment au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise.

Il se trouve que les dépendances psychologiques de « connexion » sont nées de l’extension massive de l’usage de l’Internet et des médias sociaux. Avec elles, un nouveau lexique spécifique a émergé : cyberdépendance, nomophobie, FoMO (Fear of Missing Out), FoBO (Fear of Being Offline), hyper-connexion, blurring, etc.

Par ailleurs, l’enquête d’Eléas réalisée en septembre 2016 révèle que plus d’un tiers des actifs (37%) et 44% des cadres, utilisent chaque jour des outils numériques professionnels hors de leur temps de travail, mais 6 actifs sur 10 (62%) considèrent que des règles devraient être mises en place.

Si la vocation de l’entreprise n’est pas de protéger un individu contre lui-même en dehors de ses heures travaillées, l’employeur a une obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des travailleurs dans le cadre de leur travail.

Or, apprendre à se déconnecter des outils numériques est un acte de prévention essentiel. Certains individus ont besoin d’être accompagnés pour y parvenir. En effet, d’aucuns peuvent le vouloir sans le pouvoir, tandis que d’autres le pouvoir sans le vouloir.

Optimiser son utilisation des outils numériques, dans et en dehors du contexte professionnel, est une nouvelle compétence à part entière. Apprendre à faire face à l’obésité informationnelle ou infobésité, à traiter ses notifications, à gérer ses priorités et son emploi du temps mais aussi, savoir se déconnecter, permet à l’individu d’être plus serein et plus efficace dans l’exercice de son travail et dans les rapports qu’il entretient aux outils numériques.

 

move4ideas et SpotPink : deux acteurs proposant des solutions RH « droit à la déconnexion » sont désormais partenaires 

 

Toutes deux engagées dans les objectifs de compréhension et de prévention de la survenue des risques de l’hyperconnexion, move4ideas et SpotPink proposent un ensemble de solutions et de services aux entreprises qui se préoccupent du bien-être au travail de leurs salariés.

Ce partenariat entre SpotPink et Move4ideas permet d’associer une solution technologique d’audit des pratiques numériques avant de sensibiliser la direction, les managers et les salariés dans la découverte des bienfaits de la déconnexion une fois les risques de l’hyperconnectivité appréhendés. L’enjeu est d’informer, de former et d’accompagner les personnes et l’organisation vers des pratiques numériques maîtrisées et optimisées.

 

move4ideas présente audit4mail pour les RH : un outil d’audit et de suivi des actions pour les Directions des Ressources Humaines

 

Le logiciel audit4mail, édité et commercialisé par Move4ideas, permet aux Directions des Ressources Humaines de réaliser un audit des usages de la messagerie électronique au sein de l’entreprise.

audit4mail fiche produit 2017

L’audit intervient directement sur le serveur de messagerie où sont placés des capteurs. Les informations transmises sont traduites en graphiques et en tableaux de bord pour analyser le nombre d’e-mails envoyés pendant et en dehors des heures de travail.

heures de travail - graphique par heure

Le module cartographie jour après jour les échanges électroniques, aussi bien au niveau collectif qu’individuel. Les messageries professionnelles utilisées après la fermeture des bureaux peuvent être identifiées.

Le logiciel analyse également le nombre de collaborateurs excédant l’amplitude horaire définie avec les partenaires sociaux lors de la Négociation Annuelle Obligatoire.

audit4mail RH Amplitude horaire mesuree

Dans cet esprit, le suivi des résultats met en évidence les usages conformes ainsi que les anomalies. Au travers de la régulation des usages de l’outil numérique le plus utilisé en entreprise qu’est l’e-mail, les directions RH ne font pas que se conformer à la Loi Travail, elles facilitent également le changement des mentalités et le développement des bonnes pratiques.

 

SpotPink, un accompagnement sur-mesure pour la mise en application du droit à la déconnexion

 

SpotPink intervient au sein des entreprises et organisations auprès des salariés, des managers et de la direction pour réaliser des prestations d’audit, de conseil, de sensibilisation et de formation à la prévention des risques psychosociaux spécifiques au numérique.

partenaire SpotPink Droit deconnexion 715

 

L’accompagnement proposé concerne l’analyse des usages actuels, la définition des pratiques cibles, l’identification des facteurs de risque et des salariés exposés, la définition d’un plan d’action de prévention des risques (personnalisé & adapté à la demande), l’organisation de conférences, de séminaires et de groupes de travail.

Les thématiques d’intervention de SpotPink ont trait aux modalités d’exercice d’un droit à la déconnexion et à l’optimisation de l’usage des outils numériques pour une meilleure Qualité de Vie au Travail.

Une fois l’audit des pratiques effectué, le plan de prévention élaboré inclut l’accompagnement des services RH pour la prise en charge organisationnelle et individuelle visant à limiter les situations à risque.

 

Télécharger le communiqué de presse

 


 A propos de SpotPink

SpotPink est une agence créée en 2011, qui délivre des services de conseil en stratégie webmarketing et communication, de production de contenu (tous types et tous formats), de community management, de communication événementielle, etc.

Avec une expertise solide des métiers de la gestion des ressources humaines, SpotPink compte parmi ses clients des éditeurs de SIRH, des prestataires de services, des cabinets conseil, des cabinets de recrutement, des sites de diffusion spécialisée de l’information RH, des professionnels RH en entreprise…

SpotPink organise et anime également :

  • des missions de conseil et d’accompagnement pour la prévention des risques psychosociaux spécifiques au numérique,
  • des conférences sur des sujets RH ou SIRH,
  • des formations (organisme de formation enregistré sous le numéro 11 75 47764 75 auprès du préfet de région d’Ile de France. « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat – mention en application de l’article L.6352-12 du code du travail »),
  • des séances, des séminaires et des cures de détoxification digitale,
  • des campagnes de crowdfunding.

A propos de Move4ideas

move4ideas a été fondée en 2012 par 3 associés experts en messagerie d’entreprise. Ses fondateurs ont imaginé et développé le logiciel audit4mail, outil de business intelligence (BI ou Big data) qui permet la traçabilité des l’utilisation des messageries d’entreprise. audit4mail cartographie les relations (internes et externes) de l’entreprise, optimise les relations commerciales, fournit des indicateurs de gestion de messagerie aux responsables des Ressources humaines et aux Directeurs des services informatiques. En constante évolution, audit4mail est désormais compatible avec tous types de technologies de messageries (office 365, Gsuite, Zimbra,  etc.) et comporte 3 modules métiers bien distincts : IT, Commercial/Marketing, et RH. Le module RH sur lequel l’entreprise met aujourd’hui l’accent favorise la mise en place de projets de droit à la déconnexion, et lutte aussi contre l’infobésité. Le 3 oct 2017 move4ideas a reçu la visite du secrétaire d’état au numérique Mounir Mahjoubi  : « des outils tels qu’audit4mail participent de la digitalisation des services RH ».

move4ideas compte parmi ses clients : Brioche Pasquier, MACIF, Canon, D’Aucy, Klesia, Groupe Atlantic, E. Leclerc, LDC, Figeac Aero, Sic, GSF.

 

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