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audit4mail release 3.3 : maîtrisez vos usages numériques et gagnez en performance

audit4mail release 3.3 : maîtrisez vos usages numériques et gagnez en performance

L’équipe move4ideas sort des fourneaux la première nouvelle release logicielle pour 2018 : audit4mail 3.3. Dans cette nouvelle version nous avons complètement redessiné le tableau de bord personnel, nous avons mis en place des indicateurs clé de suivi dans le temps des problématiques liées à la déconnexion et à l‘infobésité, et intégré un module pour la création d’alertes.

Le nouveau tableau de bord personnel pour maîtriser ses usages numériques

Afin de doter tous les collaborateurs d’un outil de maîtrise des usages numériques tels que l’email professionnel, audit4mail propose un nouveau tableau de bord personnel qui vise à fournir une photographie instantanée de son utilisation de la messagerie.  Connaitre son nombre moyen de destinataires par email permet ainsi de détecter un usage de type « spammer » interne ou adepte de ‘l’e-mail parapluie« . Etudier le délai de réaction moyen d’un autre coté va identifier les collègues qui sont en risque d’hyper-connexion, avec une tendance à répondre instantanément à tous les emails entrants.

De nouveaux indicateurs de suivi RH pour comprendre les habitudes collectives 

La nouveauté principale du module RH d’audit4mail 3.3 tient dans une série d’indicateurs, des chiffres clairs qui détectent des risques pouvant impacter le bien-être au travail. 4 axes d’analyse ont été ainsi mis en évidence :

  • Défaut de plage horaire : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle les plages horaires définis légalement au sein de l’entreprise ?
  • Défaut de déconnexion : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle les temps de repos quotidien et hebdomadaire minimum obligatoire et explicités dans la charte de droit à la déconnexion ?
  • Défaut d’amplitude horaire : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle une amplitude horaire quotidienne maximale ?
  • Défaut d’heures d’activité : l’activité du collaborateur ou du groupe respecte-t-elle un nombre d’heures d’activité quotidien maximal ?

Grâce aux codes couleurs les KPIs sont très lisibles et vont diriger l’attention vers les risques les plus forts pour tel ou tel groupe.

En dessous des indicateurs, ces mêmes pourcentages sont cumulés afin de créer un effet visuel qui va porter l’attention sur les jours pendant lesquels les défauts ont été  les plus importants, afin d’en chercher ensuite les causes.

audit4mail release 3.3 gestion usages numériques tableau de bord RH

Mon activité : suivre les KPIs définis collectivement et se fixer des objectifs de régulation

Ces nouveaux indicateurs vus dans le module RH collectif seront aussi disponibles à chaque collaborateur qui pourra consulter son tableau de bord et mesurer son niveau d’hyper-connexion sur une période. La tableau de bord montre les résultats des 4 axes d’analyse et permet ainsi de concentrer ses efforts sur la ou les problématiques propres à chacun.

En dessous des indicateurs en pourcentage, on retrouve chaque axe analysé dans le temps au travers d’histogrammes de mesure avec les mêmes codes couleurs qui mettent en évidence les jours de majeur défaut.

Créer des alertes et sensibiliser les collaborateurs

Une autre nouveauté importante d’audit4mail 3.3 est la possibilité désormais de créer des alertes d’afin d’être informé d’un risque ou d’un phénomène et agir rapidement . On définira dans les paramètres la règle de calcul qui fera se déclencher l’alerte. Exemple d’alerte :  dépassement de la plage horaire de 8h pendant plus de x jours ouvrés. Par défaut les alertes sont notifiées dans audit4mail, mais il est possible également de déclencher des e-mails.

 


 

Depuis un an l’équipe de move4ideas étudie et récolte de nombreuses idées, témoignages, projets autour du droit à la déconnexion et de la lutte contre le stress numérique lié aux usages numériques : Nous avons rassemblé de nombreux éléments dans une étude : Lire l’étude.

Sinon, on peut aussi en discuter ensemble et vous faire découvrir ce qu’audit4mail 3.3 peut apporter à votre organisation :

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[REVUE DE PRESSE] CRM Innovation – le Big Data s’invite dans vos mails

[REVUE DE PRESSE] CRM Innovation – le Big Data s’invite dans vos mails

logo le telegramme

 

Publié le 30 Janvier 2018 : Car nous ne faisons pas que partager des locaux avec la société B2O, éditeur de solutions logicielles de gestion d’entreprise, nous avons eu le plaisir de recevoir ensemble la visite de Philippe Créhange journaliste au Télégramme.

L’intégration d’audit4mail et du CRM B2O

 

Cela a été l’occasion pour notre CEO Morgan Clément et Bruno Texier de dévoiler finalement ce sur quoi ont planché les équipes R&D des deux sociétés ces derniers temps, c’est-à-dire l’intégration de l’outil audit4mail vers B2O.

Cette innovation avait été montré en avant première au secrétaire d’état au numérique Mounir Mahjoubi ainsi qu’à la délégation des députés du 35 en octobre dernier >>> Lire l’article.

Grâce à cette intégration Les contacts disponibles dans audit4mail au travers de la captation des échanges d’emails sont intégrés à la demande dans la fiche prospect du CRM B2O au moyen d’une API développée ad hoc.

Depuis la fiche prospect de B2O l’utilisateur pourra importer les contacts emails d’audit4mail pour un nom de domaine donné, soit automatiquement soit en choisissant quels contacts importer afin de ne pas surcharger le CRM de contacts non pertinents. De la même manière, sur le CRM B2O on pourra visualiser le scoring du compte provenant d’audit4mail, calculé sur la base des échanges d’e-mails sur une période donnée.

L’intégration prévoit aussi la visualisation du « scoring client auditmail » dans la fiche B2O. Le scoring est calculé sur la base du nombre d’e-mails échangés et du nombre de réunions effectuées. Cette information supplémentaire donnera au commercial en charge du compte une photographie toujours à jour de la « température » du prospect afin d’optimiser la prospection.

 

Lire l’article sur le site du Journal Le Télégramme.  

Découvrez toutes les fonctionnalités d’audit4mail pour enrichir la connaissance client et optimiser le temps des commerciaux :

audit4mail pour la prospection

 

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Droit à la déconnexion : retour d’expériences pour réussir votre projet

Droit à la déconnexion : retour d’expériences pour réussir votre projet

tribune morgan clement accords deconnexion

Encore un article sur le droit à la déconnexion ? Et bien oui, aujourd’hui je vous propose notre retour d’expériences sur la mise en place d’un projet QVT incluant le droit à la déconnexion dans l’entreprise, en cassant au passage quelques mythes.

Droit à la déconnexion : beaucoup d’informations disponibles… pour finir avec des accords copiés-collés.

 

On a sans doute tout dit tout écrit sur cette nouvelle disposition prévue dans la Loi Travail dite ‘El-Khomri’ entrée en vigueur au 1er janvier 2017. Des dizaines d’articles de presse, des analyses juridiques, des blogs d’experts, des comptes rendus de NAO publiés par les syndicats. On trouve même des accords d’entreprise publiés sur le site Légifrance depuis septembre 2017. Ou plutôt on en trouve quelques-uns (environ 30 sur le droit à la déconnexion sur plus de 500 accords publiés), et ce malgré tout le battage médiatique cité plus haut. En lisant le contenu, on se rend vite compte que les textes sont copiés-collés d’un modèle d’accord que l’on peut facilement trouver sur internet. Aucune prise en compte de la spécificité de l’entreprise, aucune étude en amont et aucune consultation du personnel. Cette loi, qui doit inciter à la réflexion et à un vrai travail sur la notion de bien-être au travail, est en fin de compte « expédiée » en quatrième vitesse au travers d’un texte standard.

Notre méthodologie : Un projet propre à chaque entreprise et une vérification des actions menées

 

Chez move4ideas nous avons développé une approche différente et personnalisée. Nous commençons toujours par un audit des usages numériques. Cela permet de cartographier l’existant et faire le point sur les pratiques internes (ex : utilisation raisonnable de l’e-mail ou hyper-connexion, spécificités du forfait jour et du télétravail, quid du BYOD), notamment au travers d’un bilan volumétrique de l’usage de l’e-mail. Suite à cette photographie instantanée, une liste d’actions sera établie, sensibilisations et formations seront éventuellement programmées, sur la base des nécessités et non pas de façon générique. Pour finir, on pourra décider d’intervenir sur le système de messagerie pour y implémenter par exemple des messages d’alertes, des plages horaires « no mail ».

Ce qu’il faut retenir ici, et qui manque de manière évidente dans les accords standards, c’est la notion de régulation, c’est-à-dire le contrôle de l’efficacité des actions menées. Et pourtant le texte de loi parle clairement de la mise en place de « dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ». C’est seulement en mesurant de manière factuelle (et non pas seulement sur le ressenti) que l’on pourra constater des améliorations et préserver ainsi la qualité de vie au travail.

 

En savoir plus

 

Lire aussi : notre guide complet sur le droit à la déconnexion.

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Le droit à la déconnexion, de la souplesse de mise en œuvre aux risques cachés

Le droit à la déconnexion, de la souplesse de mise en œuvre aux risques cachés

droit deconnexion risques regulation

Par Morgan Clément – CEO de move4ideas

 

Depuis le 1er janvier 2017, un nouveau droit est applicable pour les salariés : le droit à la déconnexion. Concrètement un salarié n’est plus tenu de répondre aux sollicitations numériques de son employeur en dehors des heures de travail.

Le législateur a pour une fois tenu compte de la réalité et de la diversité des entreprises en ne posant pas un cadre stricte sur la mise en œuvre de ce nouveau droit:

  • – Les entreprises travaillent au niveau national ou bien international,
  • – les temps de travail sont différents au sein d’une même entreprise (3X8, forfaits jours..),
  • – les rythmes de travail changent au cours de l’année

La négociation doit se faire dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires, mais là encore, les contraintes sont légères :  » A défaut d’accord, l’employeur élabore une charte, après avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Cette charte définit ces modalités de l’exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d’encadrement et de direction, d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques »

Quels sont les risques pour l’employeur ?

 

Le non-respect de l’obligation de négocier est sanctionné pénalement par un an d’emprisonnement et 3.750 euros d’amende (art. L.2242-8 c. trav.).

Du point de vue purement du droit à la déconnexion, l’absence de charte n’est pas condamnable.

Avec l’institution de ce droit, d’autres sanctions sont beaucoup plus facilement actionnables par les salariés.

 

Obligation de sécurité

 

Si l’employeur ne prend pas de mesures de prévention des risques professionnels (c. trav. art. L. 4121-2), parmi lesquels figurent les risques dits psychosociaux, il s’expose clairement au non-respect de ses obligations en matière de sécurité.

L’employeur a donc aussi une obligation de résultat et de suivi dans le temps des actions mises en place.

Cet aspect est abordé dans l’article de loi par la notion de régulation.

« Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale .»

La notion de régulation dans le monde de la santé et du travail est un dispositif avec d’un côté des actions et de l’autre le contrôle de ces actions (cf Jacques Leplat « La notion de régulation dans l’analyse de l’activité » Lire ici). Toutes les actions prévues dans la charte doivent donc être contrôlées à posteriori pour déterminer si elles ont réellement un effet et créer ainsi un cercle vertueux d’amélioration.

Dans de nombreuses entreprises, une mention du droit à la déconnexion est insérée dans les e-mails. Cette phrase indique bien souvent aux destinataires des e-mails les règles de l’entreprise sur le droit à la déconnexion. C’est une bonne première étape, mais non suffisante en l’absence de contrôle sur l’impact de cette mention.

 

Le non respect des congés des employés (congés payés, congé maladie, congé de maternité)

 

A cet égard, l’article D. 3141-1 du Code du travail dispose que : « L’employeur qui emploie pendant la période fixée pour son congé légal un salarié à un travail rémunéré, même en dehors de l’entreprise, est considéré comme ne donnant pas le congé légal, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels il peut être condamné en application de l’article D. 3141-2. »

 

Temps de travail et respect des temps de repos obligatoires

 

Qu’ils soient en forfait jour ou non les salariés ont droit au minimum à 11h de repos journalier et 35 h de repos hebdomadaire. En cas de non respect, l’employeur s’expose donc au paiement d’heures supplémentaires en cas de sollicitations électroniques pendant les périodes de repos.

 

Tout savoir sur le droit à la déconnexion

 

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move4ideas partenaire du Digital RH meeting 2017

move4ideas partenaire du Digital RH meeting 2017

banniere digital rh2017

DIGITAL RH MEETING N°6 : le seul congrès 1to1 capable de regrouper 450 DRH.

Le DIGITAL RH N°6 c’est aussi 6 keynotes composées de 50 experts mondiaux sur la transformation RH. Pour la première fois cette année l’équipe move4ideas  sera présente en tant qu’exposant-partenaire du Digital RH qui se déroulera le 18 octobre 2017 aux Yachts de Paris.

De nombreuses thématiques innovantes seront abordées tout au long de la journée : Transformation digitale des ressources humaines, marque employeur, intelligence collective, etc…   L’occasion pour l’équipe move4ideas de présenter le module ressources humaines d’audit4mail qui permet de mettre en place une démarche de prévention de l’infobésité et aussi de détecter les besoins de déconnexion des collaborateurs.

Pour en savoir plus sur Digital RH Meeting : cliquez ici.

En attendant, pourquoi ne pas découvrir les tableaux de bord RH en vidéo ? L’équipe vous a concocté ce tutoriel de quelques minutes :

 

Voir la démo en vidéo

 

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