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Droit à la déconnexion : retour d’expériences pour réussir votre projet

Droit à la déconnexion : retour d’expériences pour réussir votre projet

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Encore un article sur le droit à la déconnexion ? Et bien oui, aujourd’hui je vous propose notre retour d’expériences sur la mise en place d’un projet QVT incluant le droit à la déconnexion dans l’entreprise, en cassant au passage quelques mythes.

Droit à la déconnexion : beaucoup d’informations disponibles… pour finir avec des accords copiés-collés.

 

On a sans doute tout dit tout écrit sur cette nouvelle disposition prévue dans la Loi Travail dite ‘El-Khomri’ entrée en vigueur au 1er janvier 2017. Des dizaines d’articles de presse, des analyses juridiques, des blogs d’experts, des comptes rendus de NAO publiés par les syndicats. On trouve même des accords d’entreprise publiés sur le site Légifrance depuis septembre 2017. Ou plutôt on en trouve quelques-uns (environ 30 sur le droit à la déconnexion sur plus de 500 accords publiés), et ce malgré tout le battage médiatique cité plus haut. En lisant le contenu, on se rend vite compte que les textes sont copiés-collés d’un modèle d’accord que l’on peut facilement trouver sur internet. Aucune prise en compte de la spécificité de l’entreprise, aucune étude en amont et aucune consultation du personnel. Cette loi, qui doit inciter à la réflexion et à un vrai travail sur la notion de bien-être au travail, est en fin de compte « expédiée » en quatrième vitesse au travers d’un texte standard.

Notre méthodologie : Un projet propre à chaque entreprise et une vérification des actions menées

 

Chez move4ideas nous avons développé une approche différente et personnalisée. Nous commençons toujours par un audit des usages numériques. Cela permet de cartographier l’existant et faire le point sur les pratiques internes (ex : utilisation raisonnable de l’e-mail ou hyper-connexion, spécificités du forfait jour et du télétravail, quid du BYOD), notamment au travers d’un bilan volumétrique de l’usage de l’e-mail. Suite à cette photographie instantanée, une liste d’actions sera établie, sensibilisations et formations seront éventuellement programmées, sur la base des nécessités et non pas de façon générique. Pour finir, on pourra décider d’intervenir sur le système de messagerie pour y implémenter par exemple des messages d’alertes, des plages horaires « no mail ».

Ce qu’il faut retenir ici, et qui manque de manière évidente dans les accords standards, c’est la notion de régulation, c’est-à-dire le contrôle de l’efficacité des actions menées. Et pourtant le texte de loi parle clairement de la mise en place de « dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ». C’est seulement en mesurant de manière factuelle (et non pas seulement sur le ressenti) que l’on pourra constater des améliorations et préserver ainsi la qualité de vie au travail.

 

En savoir plus

 

Lire aussi : notre guide complet sur le droit à la déconnexion.

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Le droit à la déconnexion, de la souplesse de mise en œuvre aux risques cachés

Le droit à la déconnexion, de la souplesse de mise en œuvre aux risques cachés

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Par Morgan Clément – CEO de move4ideas

 

Depuis le 1er janvier 2017, un nouveau droit est applicable pour les salariés : le droit à la déconnexion. Concrètement un salarié n’est plus tenu de répondre aux sollicitations numériques de son employeur en dehors des heures de travail.

Le législateur a pour une fois tenu compte de la réalité et de la diversité des entreprises en ne posant pas un cadre stricte sur la mise en œuvre de ce nouveau droit:

  • – Les entreprises travaillent au niveau national ou bien international,
  • – les temps de travail sont différents au sein d’une même entreprise (3X8, forfaits jours..),
  • – les rythmes de travail changent au cours de l’année

La négociation doit se faire dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires, mais là encore, les contraintes sont légères :  » A défaut d’accord, l’employeur élabore une charte, après avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Cette charte définit ces modalités de l’exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d’encadrement et de direction, d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques »

Quels sont les risques pour l’employeur ?

 

Le non-respect de l’obligation de négocier est sanctionné pénalement par un an d’emprisonnement et 3.750 euros d’amende (art. L.2242-8 c. trav.).

Du point de vue purement du droit à la déconnexion, l’absence de charte n’est pas condamnable.

Avec l’institution de ce droit, d’autres sanctions sont beaucoup plus facilement actionnables par les salariés.

 

Obligation de sécurité

 

Si l’employeur ne prend pas de mesures de prévention des risques professionnels (c. trav. art. L. 4121-2), parmi lesquels figurent les risques dits psychosociaux, il s’expose clairement au non-respect de ses obligations en matière de sécurité.

L’employeur a donc aussi une obligation de résultat et de suivi dans le temps des actions mises en place.

Cet aspect est abordé dans l’article de loi par la notion de régulation.

« Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale .»

La notion de régulation dans le monde de la santé et du travail est un dispositif avec d’un côté des actions et de l’autre le contrôle de ces actions (cf Jacques Leplat « La notion de régulation dans l’analyse de l’activité » Lire ici). Toutes les actions prévues dans la charte doivent donc être contrôlées à posteriori pour déterminer si elles ont réellement un effet et créer ainsi un cercle vertueux d’amélioration.

Dans de nombreuses entreprises, une mention du droit à la déconnexion est insérée dans les e-mails. Cette phrase indique bien souvent aux destinataires des e-mails les règles de l’entreprise sur le droit à la déconnexion. C’est une bonne première étape, mais non suffisante en l’absence de contrôle sur l’impact de cette mention.

 

Le non respect des congés des employés (congés payés, congé maladie, congé de maternité)

 

A cet égard, l’article D. 3141-1 du Code du travail dispose que : « L’employeur qui emploie pendant la période fixée pour son congé légal un salarié à un travail rémunéré, même en dehors de l’entreprise, est considéré comme ne donnant pas le congé légal, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels il peut être condamné en application de l’article D. 3141-2. »

 

Temps de travail et respect des temps de repos obligatoires

 

Qu’ils soient en forfait jour ou non les salariés ont droit au minimum à 11h de repos journalier et 35 h de repos hebdomadaire. En cas de non respect, l’employeur s’expose donc au paiement d’heures supplémentaires en cas de sollicitations électroniques pendant les périodes de repos.

 

Tout savoir sur le droit à la déconnexion

 

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Décryptage du droit à la déconnexion et sa mise en œuvre : les e-mails sur le banc des accusés ?

Décryptage du droit à la déconnexion et sa mise en œuvre : les e-mails sur le banc des accusés ?

droit a la deconnexion

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi El Khomri dite Loi Travail au 1er janvier 2017, toute entreprise de plus de 50 salariés est tenue de négocier le droit à la déconnexion, facile à dire, mais c’est quoi le droit à la déconnexion ?

 

Définition du droit à la déconnexion

 

Aujourd’hui on parle beaucoup du bien-être au travail et de la nécessité pour les salariés d’être déconnectés après les horaires de bureau. En effet, un salarié qui est sollicité par e-mail tard dans la soirée ou pendant le week-end n’est jamais déconnecté et peut donc très vite souffrir de troubles de type psycho-sociaux, qui peuvent aller jusqu’au burn out.

C’est fort de cette réflexion qu’a été inscrit dans le code du travail le droit à la déconnexion avec le nouvel article L. 2242-8 alinéa 7. Ce petit texte de quelques lignes seulement est de toute importance, et il est à noter que la France est le premier pays au monde (!) à définir ainsi légalement cette notion de droit à la déconnexion.

Que dit le texte ? Dans le cadre de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail (elle aussi introduite avec la loi El Khomri), les entreprises de plus de 50 salariés échangent avec les partenaires sociaux en vue d’un accord. Il n’y a pas d’obligation d’accord mais dans ce cas il sera nécessaire d’établir une charte qui définira les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. À noter que la négociation est obligatoire et des sanctions pénales allant jusqu’à un an d’emprisonnement et 3.750 euros d’amende sont prévues en cas d’infraction. Cette charte modifie de fait le règlement intérieur de l’entreprise. Le ton est donné, par contre la loi ne donne aucun mode d’emploi précis, chaque entreprise se doit d’appliquer la loi selon ses propres exigences.

La mise en place du droit à la déconnexion.

 

C’est le moment de mettre autour de la table le management, la direction RH et la DSI pour des ateliers qui vont avoir comme objectif de définir quel type de déconnexion souhaite mettre en place la société, on peut sans doute aujourd’hui en identifier deux typologies :

type A : La ligne dure: qui vise, au travers d’instruments techniques à réguler voire empêcher l’utilisation des ordinateurs et smartphones hors des heures de travail. Il existe une panoplie de solutions, on pourra au choix avertir l’utilisateur avec des alertes sur les terminaux, contrôler à distance les connexions, ou carrément bloquer les serveurs de messagerie passée une certaine heure et le week-end.

type B : La sensibilisation et la formation des salariés afin qu’ils « s’autorégulent » chacun selon son rythme et ses besoins, en mettant en œuvre des bonnes pratiques et parfois simplement un peu de bon sens. On mettra dans cette catégorie le fait de mettre son smartphone pro en silencieux pendant les réunions et une fois sorti du bureau, limiter les « répondre à tous », limiter les e-mails en général au profit d’une communication plus directe et humaine. L’engagement des managers et dirigeants est fondamental dans cette approche, ils se doivent de donner l’exemple.

Un vrai projet d’entreprise – méthodologie

 

Que vous choisissiez l’une ou l’autre des approches, voici ci-dessous une méthodologie simple que vous pouvez appliquer afin d’implémenter avec succès le droit à la déconnexion.

 

1. L’Audit – comment les salariés utilisent-ils les outils numériques aujourd’hui ?

 

Faites l’état des lieux et cartographiez le comportement des salariés à un instant T.  Vous pourrez ainsi segmenter les groupes d’utilisateurs en différents lots et adapter les modalités d’application.

 

2. Définition des indicateurs clés afin de mesurer le succès du projet

 

Grace au diagnostic vous définirez les indicateurs clés de suivi de l’implémentation du droit à la déconnexion. C’est bien connu, les objectifs doivent être mesurables. Ces KPIs iront par exemple du % d’e-mails reçus et envoyés hors des heures de travail, au calcul de l’amplitude horaire maximale (pendant combien d’heures par jour les salariés sont-ils actifs sur leurs e-mails).

 

3. L’accompagnement durant la mise en œuvre de la démarche

 

Une fois les KPIs définis, place maintenant à l’accompagnement des salariés, pensez à prévoir des ateliers ou des formations afin de maximiser la compréhension et l’adoption. Les managers auront un rôle clé, il est important d’identifier aussi les ambassadeurs du changement, ces salariés qui vont en premier adopter les dispositions de l’accord ou de la charte, et influencer leurs communautés de collègues les plus proches.

 

4. Mesure de l’adoption et amélioration continue

 

Ça y est, vous avez rédigé votre charte et mis en place des dispositions afin de réguler ou contraindre l’utilisation des outils numériques hors des plages horaires, vous devez maintenant mesurer l’adoption et l’application des dispositions. Pour cela mettez en place des tableaux de bord d’analyse de vos KPIs grâce auxquels vous pourrez facilement identifier de nouveaux plans d’actions.  Les tableaux de bord RH d’audit4mail répondent tout à fait à ce besoin, s’agissant d’un outil d’analyse qui récolte les données de vos serveurs d’e-mails et qui les présente sous forme de graphiques et tableaux.

L’implémentation du droit à la déconnexion doit être un projet prioritaire et une opportunité pour garantir le bien-être des salariés. Finissons-en avec le slogan « l’e-mail est mort », non, l’e-mail reste un valide outil de communication s’il est utilisé de manière saine et responsable.

Vous souhaitez voir en pratique comment implémenter le droit à la déconnexion avec les tableaux de bord RH d’audit4mail ?

 

Je découvre les tableaux de bord RH

 

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Comment audit4mail vous aide dans la sensibilisation des salariés qui travaillent en dehors des heures de travail ?

Comment audit4mail vous aide dans la sensibilisation des salariés qui travaillent en dehors des heures de travail ?

 

Aujourd’hui le thème du droit à la déconnexion a atterri sur beaucoup de tables de réunions. On parle du bien-être au travail et de la nécessité pour les salariés d’être déconnectés après les heures de travail, et comment anticiper le syndrome de burn out tant redouté (épuisement professionnel des salariés).

Votre entreprise a décidé de mettre en place des dispositions afin de réguler l’usage de l’e-mail hors des heures de travail, l’objectif étant de sensibiliser les salariés et préserver le bien-être au travail.

Dans cette démarche, le service des Ressources Humaines appuyé par la direction, se fera force de proposition et s’adressera à la DSI afin de mettre en place un état de lieux de l’usage des e-mails.

 Rien de plus simple avec audit4mail !

 audit4mail vous fournit en effet des statistiques sur le nombre d’e-mails envoyés chaque jour et pendant les week-end. Vous allez pouvoir aussi identifier les salariés qui envoient régulièrement des e-mails après les heures de travail.

 Grâce au module dédié RH vous pouvez cartographier de manière très simple le panorama existant, aussi bien au niveau collectif qu’individuel :

heures de travail - menu

 L’audit des données de messagerie au niveau collectif vous donnera de manière immédiate la situation initiale, c’est-à-dire combien d’e-mails, sur une période donnée, sont échangés en dehors des heures de travail (que vous aurez défini au préalable toujours depuis votre outil audit4mail).

 L’histogramme ci-dessous vous permet de repérer en un clin d’œil le nombre d’e-mails envoyés pour chaque jour du mois en question.

heures de travail - graphique par heure

Voici un premier phénomène mis en évidence. Mais cela ne suffit pas, beaucoup d’entreprises adoptent des horaires d’entrée et sortie du bureau souples, mais savez-vous si vous avez des collaborateurs qui répondent à leurs e-mails pendant 9, 10 voire 12 heures par jour ? Grace à cet autre graphique d’analyse vous saurez aussi le nombre de collaborateurs qui excèdent l’amplitude horaire définie dans le cadre de la négociation annuelle Obligatoire (NAO).

heures de travail - graphique collaborateurs

Vous engrangez déjà un bon nombre d’informations avec ce premier volet des tableaux de bord, et mesurez l’étendue du travail de sensibilisation à effectuer auprès des collaborateurs. Afin d’être au plus près de chaque cas, audit4mail va vous permettre de faire un palmarès des collaborateurs qui envoient régulièrement des e-mails en dehors des heures de travail.

heures de travail - palmares

De la même manière vous mesurez le nombre d’heures en moyenne passées par les collaborateurs à échanger des e-mails et vous récupérerez la liste précise afin d’intervenir de manière ponctuelle.

heures de travail - palmares au dela

Une fois votre projet d’implémentation du droit à la déconnexion mis en oeuvre auprès des collaborateurs, les tableaux de bord RH d’audit4mail sont toujours disponibles pour vous permettre de mesurer le niveau d’adoption des mesures auprès des salariés. Vous étudiez ainsi dans le temps la réduction du nombre d’e-mails envoyés hors des heures de travail. Vous tenez sous contrôle l’amplitude horaire, jusqu’à ce que vos indicateurs soient tous au vert !

Vous avez trouvé ce cas d’utilisation utile ? Les usages de la plateforme audit4mail sont très nombreux et variés, revenez vite sur notre site ou inscrivez-vous à la newsletter pour ne perdre aucun nouvel article.

Vous souhaitez en savoir plus sur audit4mail et le module RH ? Réservez sans attendre une démo avec un expert métier move4ideas.

 

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