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Mesurer la réduction des e-mails échangés suite à la mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise

Mesurer la réduction des e-mails échangés suite à la mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise

réseau social d'entreprise

Le Réseau social d’entreprise : un projet complexe

 

Le projet d’implémentation d’un Réseau Social d’Entreprise (RSE) peut engendrer des coûts assez importants pour l’entreprise. Il s’agit d’un projet complexe, vous souhaitez pouvoir démontrer son succès et sa valeur ajoutée. Comment ? En montrant que depuis sa mise en place, les échanges d’e-mails baissent car la communication passe dorénavant par le nouvel outil collaboratif.

Avec audit4mail vous allez pouvoir mesurer dans le temps l’évolution des échanges d’e-mails, visualiser l’intensité relationnelle à l’intérieur des différents services et la comparer avec les indicateurs de suivi du nouvel outil collaboratif (que ce soit par exemple Slack, Yammer, Jive et même facebook for work).

Modification des habitudes de travail

 

Vous société a décidé il y a quelques mois suite à une étude de mettre en place un Réseau Social d’Entreprise pour les collaborateurs. Ces nouveaux outils transforment les habitudes de travail et portent en eux de nombreuses nouveautés : constitution d’équipes virtuelles, plus personne ne travaille dans son coin ! Il est temps de mutualiser les expertises. Grâce au nouvel outil il est maintenant possible de publier des contenus, partager des documents, animer un réseau… bref introduire la notion d’intelligence collective au sein d’une organisation. Et aussi souvent c’est l’occasion de dire « basta » aux e-mails et aux mauvaises pratiques liés à la messagerie individuelle (mettre tout le monde en copie, passer plus de la moitié de sa journée de travail à traiter ses e-mails, etc…).

Comment mesurer le succès du projet ?

 

Le projet arrive à sa phase finale. Le logiciel collaboratif a été déployé sur tous les postes de travail, y compris les smartphones et autres devices mobiles fournis par l’entreprise. Les collaborateurs ont été formés, ils utilisent l’outil au quotidien. Vous analysez les statistiques d’usage du Réseau Social d’Entreprise car on vous demande de vous prononcer sur le succès de ce projet.

Mais il vous manque une brique ! Est ce qu’il y a effectivement moins d’e-mails depuis l’implémentation du Réseau Social d’Entreprise ?

Rien de plus simple avec audit4mail. Le tableau de bord de l’infrastructure possède toutes les vues graphiques qui vont vous permettre de faire un bilan de l’implémentation.

Mesure de l’évolution avec les graphiques d’audit4mail

 

Accédez à audit4mail et en particulier à l’onglet Infrastructure, vous pouvez ainsi observer l’évolution du nombre de traces d’e-mails dans le temps et ce depuis l’implémentation du nouvel outil collaboratif.  Moins de traces d’e-mails ? C’est une bonne nouvelle.

audit4mail evolution nombre d'e-mails

audit4mail vous fournit la taille des e-mails et des pièces jointes envoyées et reçues dans l’entreprise par mois et par année. Vous pouvez alors transmettre à la hiérarchie les statistiques qui correspondent par exemple aux trois mois post-implémentation du RSE.

Depuis l’onglet du support technique, la vue des pièces jointes permettra de visualiser une évolution positive ou pas des dimensions de pièces jointes. Ces histogrammes vous donne rapidement l’évolution de la taille des pièce jointes échangées en interne dans l’entreprise.

audit4mail evolution taille de pieces jointes

Phase d’investigation & résistance au changement

 

Si vous constatez que les volumes d’e-mails ne baissent pas, il est temps de passer à la phase d’investigation par service ou bien carrément au niveau de l’utilisateur. audit4mail vous fournit grâce à l’éditeur de rapports le palmarès des expéditeurs et des destinataires. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts de sensibilisation sur le groupe qui n’a pas modifié les habitudes liées à l’e-mail.

audit4mail top consommateurs

 

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audit4mail peut vous accompagner sur de nombreux projets de conduite du changement. Découvrez tout de suite les nombreuses fonctionnalités.

audit4mail & conduite du changement

 

Décryptage du droit à la déconnexion et sa mise en œuvre : les e-mails sur le banc des accusés ?

Décryptage du droit à la déconnexion et sa mise en œuvre : les e-mails sur le banc des accusés ?

droit a la deconnexion

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi El Khomri dite Loi Travail au 1er janvier 2017, toute entreprise de plus de 50 salariés est tenue de négocier le droit à la déconnexion, facile à dire, mais c’est quoi le droit à la déconnexion ?

 

Définition du droit à la déconnexion

 

Aujourd’hui on parle beaucoup du bien-être au travail et de la nécessité pour les salariés d’être déconnectés après les horaires de bureau. En effet, un salarié qui est sollicité par e-mail tard dans la soirée ou pendant le week-end n’est jamais déconnecté et peut donc très vite souffrir de troubles de type psycho-sociaux, qui peuvent aller jusqu’au burn out.

C’est fort de cette réflexion qu’a été inscrit dans le code du travail le droit à la déconnexion avec le nouvel article L. 2242-8 alinéa 7. Ce petit texte de quelques lignes seulement est de toute importance, et il est à noter que la France est le premier pays au monde (!) à définir ainsi légalement cette notion de droit à la déconnexion.

Que dit le texte ? Dans le cadre de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail (elle aussi introduite avec la loi El Khomri), les entreprises de plus de 50 salariés échangent avec les partenaires sociaux en vue d’un accord. Il n’y a pas d’obligation d’accord mais dans ce cas il sera nécessaire d’établir une charte qui définira les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. À noter que la négociation est obligatoire et des sanctions pénales allant jusqu’à un an d’emprisonnement et 3.750 euros d’amende sont prévues en cas d’infraction. Cette charte modifie de fait le règlement intérieur de l’entreprise. Le ton est donné, par contre la loi ne donne aucun mode d’emploi précis, chaque entreprise se doit d’appliquer la loi selon ses propres exigences.

La mise en place du droit à la déconnexion.

 

C’est le moment de mettre autour de la table le management, la direction RH et la DSI pour des ateliers qui vont avoir comme objectif de définir quel type de déconnexion souhaite mettre en place la société, on peut sans doute aujourd’hui en identifier deux typologies :

type A : La ligne dure: qui vise, au travers d’instruments techniques à réguler voire empêcher l’utilisation des ordinateurs et smartphones hors des heures de travail. Il existe une panoplie de solutions, on pourra au choix avertir l’utilisateur avec des alertes sur les terminaux, contrôler à distance les connexions, ou carrément bloquer les serveurs de messagerie passée une certaine heure et le week-end.

type B : La sensibilisation et la formation des salariés afin qu’ils « s’autorégulent » chacun selon son rythme et ses besoins, en mettant en œuvre des bonnes pratiques et parfois simplement un peu de bon sens. On mettra dans cette catégorie le fait de mettre son smartphone pro en silencieux pendant les réunions et une fois sorti du bureau, limiter les « répondre à tous », limiter les e-mails en général au profit d’une communication plus directe et humaine. L’engagement des managers et dirigeants est fondamental dans cette approche, ils se doivent de donner l’exemple.

Un vrai projet d’entreprise – méthodologie

 

Que vous choisissiez l’une ou l’autre des approches, voici ci-dessous une méthodologie simple que vous pouvez appliquer afin d’implémenter avec succès le droit à la déconnexion.

 

1. L’Audit – comment les salariés utilisent-ils les outils numériques aujourd’hui ?

 

Faites l’état des lieux et cartographiez le comportement des salariés à un instant T.  Vous pourrez ainsi segmenter les groupes d’utilisateurs en différents lots et adapter les modalités d’application.

 

2. Définition des indicateurs clés afin de mesurer le succès du projet

 

Grace au diagnostic vous définirez les indicateurs clés de suivi de l’implémentation du droit à la déconnexion. C’est bien connu, les objectifs doivent être mesurables. Ces KPIs iront par exemple du % d’e-mails reçus et envoyés hors des heures de travail, au calcul de l’amplitude horaire maximale (pendant combien d’heures par jour les salariés sont-ils actifs sur leurs e-mails).

 

3. L’accompagnement durant la mise en œuvre de la démarche

 

Une fois les KPIs définis, place maintenant à l’accompagnement des salariés, pensez à prévoir des ateliers ou des formations afin de maximiser la compréhension et l’adoption. Les managers auront un rôle clé, il est important d’identifier aussi les ambassadeurs du changement, ces salariés qui vont en premier adopter les dispositions de l’accord ou de la charte, et influencer leurs communautés de collègues les plus proches.

 

4. Mesure de l’adoption et amélioration continue

 

Ça y est, vous avez rédigé votre charte et mis en place des dispositions afin de réguler ou contraindre l’utilisation des outils numériques hors des plages horaires, vous devez maintenant mesurer l’adoption et l’application des dispositions. Pour cela mettez en place des tableaux de bord d’analyse de vos KPIs grâce auxquels vous pourrez facilement identifier de nouveaux plans d’actions.  Les tableaux de bord RH d’audit4mail répondent tout à fait à ce besoin, s’agissant d’un outil d’analyse qui récolte les données de vos serveurs d’e-mails et qui les présente sous forme de graphiques et tableaux.

L’implémentation du droit à la déconnexion doit être un projet prioritaire et une opportunité pour garantir le bien-être des salariés. Finissons-en avec le slogan « l’e-mail est mort », non, l’e-mail reste un valide outil de communication s’il est utilisé de manière saine et responsable.

Vous souhaitez voir en pratique comment implémenter le droit à la déconnexion avec les tableaux de bord RH d’audit4mail ?

 

Je découvre les tableaux de bord RH

 

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Comment audit4mail vous aide dans la sensibilisation des salariés qui travaillent en dehors des heures de travail ?

Comment audit4mail vous aide dans la sensibilisation des salariés qui travaillent en dehors des heures de travail ?

 

Aujourd’hui le thème du droit à la déconnexion a atterri sur beaucoup de tables de réunions. On parle du bien-être au travail et de la nécessité pour les salariés d’être déconnectés après les heures de travail, et comment anticiper le syndrome de burn out tant redouté (épuisement professionnel des salariés).

Votre entreprise a décidé de mettre en place des dispositions afin de réguler l’usage de l’e-mail hors des heures de travail, l’objectif étant de sensibiliser les salariés et préserver le bien-être au travail.

Dans cette démarche, le service des Ressources Humaines appuyé par la direction, se fera force de proposition et s’adressera à la DSI afin de mettre en place un état de lieux de l’usage des e-mails.

 Rien de plus simple avec audit4mail !

 audit4mail vous fournit en effet des statistiques sur le nombre d’e-mails envoyés chaque jour et pendant les week-end. Vous allez pouvoir aussi identifier les salariés qui envoient régulièrement des e-mails après les heures de travail.

 Grâce au module dédié RH vous pouvez cartographier de manière très simple le panorama existant, aussi bien au niveau collectif qu’individuel :

heures de travail - menu

 L’audit des données de messagerie au niveau collectif vous donnera de manière immédiate la situation initiale, c’est-à-dire combien d’e-mails, sur une période donnée, sont échangés en dehors des heures de travail (que vous aurez défini au préalable toujours depuis votre outil audit4mail).

 L’histogramme ci-dessous vous permet de repérer en un clin d’œil le nombre d’e-mails envoyés pour chaque jour du mois en question.

heures de travail - graphique par heure

Voici un premier phénomène mis en évidence. Mais cela ne suffit pas, beaucoup d’entreprises adoptent des horaires d’entrée et sortie du bureau souples, mais savez-vous si vous avez des collaborateurs qui répondent à leurs e-mails pendant 9, 10 voire 12 heures par jour ? Grace à cet autre graphique d’analyse vous saurez aussi le nombre de collaborateurs qui excèdent l’amplitude horaire définie dans le cadre de la négociation annuelle Obligatoire (NAO).

heures de travail - graphique collaborateurs

Vous engrangez déjà un bon nombre d’informations avec ce premier volet des tableaux de bord, et mesurez l’étendue du travail de sensibilisation à effectuer auprès des collaborateurs. Afin d’être au plus près de chaque cas, audit4mail va vous permettre de faire un palmarès des collaborateurs qui envoient régulièrement des e-mails en dehors des heures de travail.

heures de travail - palmares

De la même manière vous mesurez le nombre d’heures en moyenne passées par les collaborateurs à échanger des e-mails et vous récupérerez la liste précise afin d’intervenir de manière ponctuelle.

heures de travail - palmares au dela

Une fois votre projet d’implémentation du droit à la déconnexion mis en oeuvre auprès des collaborateurs, les tableaux de bord RH d’audit4mail sont toujours disponibles pour vous permettre de mesurer le niveau d’adoption des mesures auprès des salariés. Vous étudiez ainsi dans le temps la réduction du nombre d’e-mails envoyés hors des heures de travail. Vous tenez sous contrôle l’amplitude horaire, jusqu’à ce que vos indicateurs soient tous au vert !

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Vous souhaitez en savoir plus sur audit4mail et le module RH ? Réservez sans attendre une démo avec un expert métier move4ideas.

 

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La Brioche Pasquier utilise audit4mail pour mesurer l’adoption des nouveaux outils collaboratifs.

La Brioche Pasquier utilise audit4mail pour mesurer l’adoption des nouveaux outils collaboratifs.

Comme dans tout projet de conduite du changement, il ne suffit pas d’imposer une nouvelle application pour que les utilisateurs l’adopte, Brioche Pasquier sait qu’il est nécessaire de faciliter le changement et de mesurer le niveau d’adoption avec un outil adapté.

La Brioche Pasquier est indissociable du petit déjeuner en famille. C’est surtout une entreprise en pleine croissance et qui gère 14 usines de fabrication en France. A l’origine spécialisé dans la fabrication de viennoiseries, le groupe Pasquier s’est aujourd’hui diversifié (pâtisserie fine haute gamme, biscottes…) grâce à ses nombreuses acquisitions.

Chiffres clés 2016:

  • Chiffre d’affaires : 658 M€
  • Effectif (en nombre) : 3200
  • Sites de production : 14 usines en France et 4 à l’étranger.

La problématique

Le Groupe Pasquier emploie 3200 salariés dans le monde. Lorsque la société décide d’implémenter un nouvel outil collaboratif et ainsi diminuer le recours à l’e-mail, il a fallu tout d’abord faire un état des lieux des usages de la messagerie afin de dimensionner correctement le nouvel outil de communication collaboratif.

Les analyses avec audit4mail ont permis de visualiser rapidement les volumes envoyés à l’externe et la nature des échanges.

Albert Coeffard, Chef de projet informatique à Brioche Pasquier nous confirme l’adéquation de la solution audit4mail avec les attentes : « Nous avons retenu la solution audit4Mail pour sa simplicité de mise en œuvre, sa fiabilité, la souplesse de son paramétrage et la possibilité de créer des analyses spécifiques. Ce choix a été également guidé par notre connaissance des qualités de la société move4ideas : sa réactivité et sa capacité à faire évoluer son outil. »

A propos de move4ideas

move4ideas accompagne depuis 5 ans les DSI des grands acteurs nationaux et internationaux sur des thématiques de migration de messagerie et gestion du changement, mais aussi sur des aspects de connaissance clients et processes annexes,  et enfin sur le RH et le droit à la déconnexion.

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